Ha kisvállalkozóként vagy egyéni vállalkozóként kerested már, hogyan válassz CRM rendszert, valószínűleg te is belefutottál ugyanabba a problémába: tucatnyi szoftver, mindegyik mást ígér, és egyik leírásából sem derül ki igazán, melyik illik a te helyzetedhez.
Mi az a CRM valójában?
Egyszerűen megfogalmazva: egy CRM (ügyfélkapcsolat-kezelő) rendszer egy olyan hely, ahol minden ügyfeled, érdeklődőd és a velük kapcsolatos teendőid egy helyen vannak — nem szétszórva Excel-táblákban, papírfecnikben és a fejedben. Ha valaha elfelejtettél visszahívni valakit, vagy nem emlékeztél, miben maradtatok, egy jó CRM pontosan ezt a fajta problémát oldja meg.
Négy kérdés, mielőtt bármelyik CRM rendszer mellett döntenél
1. Mi a fő fájdalompontod most? Elveszett megkeresések? Nem tudod, ki mikor fizetett? Nem emlékszel, kit kellene visszahívnod? Ez határozza meg, milyen funkció a legfontosabb neked — nincs értelme olyan rendszert választani, ami mindenre jó, de éppen arra nem, amire a legjobban szükséged lenne.
2. Mennyire egyedi az iparágad? Egy ingatlanközvetítőnek egészen más kell (ingatlan és érdeklődő automatikus párosítása, hideghívás-nyilvántartás), mint egy szolgáltató vállalkozásnak (időpontfoglalás, számlázás) vagy egy kereskedőnek (készletkezelés, szállítói számlák). Az általánosan „mindenkinek jó” CRM rendszerek gyakran csak belegyömöszölik az iparágad sajátosságait egy olyan sémába, ami eredetileg nem erre készült.
3. Ki fogja ténylegesen használni? Ha te magad, vagy egy-két kollégád fogja kezelni a rendszert, ne válassz olyat, aminek a bevezetése hetekig tart, és külön betanítást igényel. Inkább egy egyszerűt válassz, amit egy nap alatt megtanulsz és utána tényleg használsz is.
4. Mennyire fontos, hogy a saját céged folyamataira legyen szabva? Egy kész, „mindenkinek jó” CRM gyorsan elindítható, és sok esetben ez a jó választás. Ugyanakkor sosem lesz annyira testreszabott, mint egy kifejezetten a te folyamataidra épített rendszer — ha az iparágad elég egyedi ahhoz, hogy ez számítson, érdemes ezt is mérlegelni.
A leggyakoribb hiba
A legtöbben nem azért adják fel a CRM-et néhány hónap után, mert rossz volt az ötlet, hanem mert egy túl bonyolult, mindenre képes rendszert választottak, amire aztán nem volt idejük megtanulni. Egy CRM csak akkor ér valamit, ha a mindennapi munkád automatikus, természetes részévé válik — nem egy plusz feladattá, amit külön el kell végezni a „valódi” munka mellett.
Ha az iparágad elég sajátos ahhoz, hogy egy általános CRM ne illeszkedjen rá jól — legyen szó ingatlanközvetítésről, vendéglátásról, kiskereskedelemről vagy szolgáltatásnyújtásról —, érdemes megnézni egy kifejezetten erre az iparágra épített, bérelhető rendszert is: ezekben a legfontosabb szempontok (ügyfélkezelés, párosítás, számlázás, készlet) már eleve úgy vannak összerakva, ahogy egy ilyen vállalkozásnak ténylegesen szüksége van rájuk.
Gyakori kérdések: CRM rendszer választás
Mi az a CRM rendszer?
Ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer: egy hely, ahol az ügyfeleid, érdeklődőid és a velük kapcsolatos teendőid egyben vannak, nem szétszórva Excelben és jegyzetekben.
Milyen CRM rendszert válasszak kisvállalkozásként?
Azt, amit tényleg használni fogsz. Először a fő fájdalompontodat azonosítsd, aztán olyan rendszert válassz, ami az iparágadhoz és a csapatod méretéhez illik.
Miért adják fel sokan a CRM-et?
Mert túl bonyolult rendszert választanak, amit nincs idejük megtanulni, és így plusz teherré válik a mindennapi munka mellett.
Mikor jobb az iparágra szabott CRM?
Ha az iparágad folyamatai sajátosak (például ingatlan-párosítás), egy erre épített rendszer gyorsabban használható, mint egy általános, amit át kell szabni.