A készletnyilvántartás a raktáron lévő áruk mennyiségének és mozgásának folyamatos rögzítése: mi érkezett, mi ment ki, mi lett selejt, és mennyi van most. Kis volumenben ez egy Excel-tábla, nagyobbnál már program dolga.

A készletnyilvántartás első verziója szinte mindig egy Excel-tábla. Ez teljesen érthető: ingyenes, ismerős, és az első hónapokban tökéletesen elég. Érdemes viszont tudni, hol van az a pont, ahol a táblázat többe kerül, mint amennyit megspórolsz vele.

Mikor elég az Excel?

  • Kevés terméked van (néhány tucat), és ritkán változik.
  • A táblázatot egyetlen ember vezeti, mindig ugyanazon a gépen.
  • Egyetlen raktárad van, lejáratot nem kell figyelned.
  • Nem baj, ha a készlet nem pontos, mert a hiba olcsó.

Ha ez mind igaz, ne bonyolítsd. Egy jól felépített táblázat ilyenkor is rendben van.

Mikor kezd fájni a táblázat?

Ha többen szerkesztik. Két ember, két verzió, és máris nem tudod, melyik a friss. A „végleges_javított_2” fájlnevek pontosan erről szólnak.

Ha nincs nyoma a változásnak. A táblázatban felülírható a szám, és utólag nem látszik, ki, mikor és miért változtatta meg. A készletprogramban minden mozgás (bevételezés, kiadás, selejt) külön tételként megmarad.

Ha lejárati idővel dolgozol. Élelmiszernél, kozmetikumnál, gyógyhatású készítménynél az a kérdés, mi jár le előbb. Táblázatban ezt kézzel kell figyelni, programban a lejárat szerint kiadható a „legkorábban lejáró először” (FEFO) elv szerint.

Ha több raktárad vagy pultod van. Az átmozgatást egy táblázatban nehéz úgy vezetni, hogy mindkét oldalon ugyanaz jelenjen meg.

Ha a leltár mindig meglepetés. Ha minden leltárnál nagy az eltérés, és nem derül ki, honnan jön, az a nyomvonal hiányát jelzi.

A készletprogram nem azt tudja, hogy szebb, hanem azt, hogy minden mozgás nyomot hagy, és a számok egymásból következnek.

Mit várj el egy készletnyilvántartó programtól?

  • Bevételezés és kiadás egyszerűen, néhány kattintással.
  • Átmozgatás raktárak között, mindkét oldalon követve.
  • Selejtezés és sztornó, hogy a hibát ki lehessen javítani, de a nyoma megmaradjon.
  • Lejáratkezelés gyártási tételekkel és a lejárat szerinti kiadással.
  • Leltár, ami összeveti a tényleges és a nyilvántartott készletet, és kezeli az eltéréseket.
  • Beszerzési javaslat, hogy időben rendelj, mielőtt elfogy.
  • Riportok: készletérték, árrés, ABC-elemzés, lejáró és holt készlet.

Hogyan válts úgy, hogy ne legyen fájdalmas?

  1. Tisztítsd meg a meglévő táblázatot: egységes terméknevek, egységek, duplikátumok nélkül.
  2. Végezz egy pontos leltárt, és ez legyen a program induló készlete.
  3. Az első hetekben vezesd párhuzamosan a táblázatot és a programot, hogy lásd, egyeznek-e.
  4. Ha stimmel, a táblázatot zárold, és csak a programot használd.

A nagyobb rendszerek importálást is támogatnak (például CSV-ből), így a terméklistát nem kell kézzel újra beírni.

Milyen hibákat okoz az Excel a gyakorlatban?

  • Egy véletlen felülírással egy termék készlete észrevétlenül megváltozik.
  • Rendezésnél vagy sorbeszúrásnál elcsúszik egy képlet, és a végösszeg hibás lesz.
  • Kétféle példány kering, és nem tudod, melyik a friss.
  • Nincs jogosultság: bárki átírhat bármit.
  • A lejárt termék addig marad a polcon, amíg valaki rá nem néz.

Elég még az Excel? 6 gyors kérdés

  1. Egynél többen szerkesztik a táblázatot?
  2. Van lejárati idős terméked?
  3. Egynél több raktárad vagy eladási pontod van?
  4. A leltárnál rendszeresen nem stimmel a szám, és nem tudod, miért?
  5. Az árrést és a készletértéket kézzel számolod?
  6. Előfordul, hogy egy termék kifogy, mielőtt újrarendelnéd?

Ökölszabályként: ha háromra vagy többre igen a válasz, érdemes programot választani.

FIFO és FEFO: mi a különbség?

A FIFO (first in, first out) szerint a legrégebben beérkezett tétel fogy el először. A FEFO (first expired, first out) szerint a legkorábban lejáró. Ha lejárati idős árut árulsz, a FEFO a fontos, mert a beérkezés sorrendje nem mindig egyezik a lejáratéval.

Vegyél vagy bérelj?

Egy készletprogramot bérelhetsz havi díjért, vagy megvásárolhatod, ha a saját tárhelyeden szeretnéd üzemeltetni. Bérlésnél kisebb az induló költség, és nem kell foglalkoznod az üzemeltetéssel. Vásárlásnál te vagy az adataid egyetlen gazdája. A Raktárkönyv készletnyilvántartónk mindkét módon elérhető, és élő demóban ki is próbálhatod egy kitalált cég mintaadataival.

Ha vendéglátóhelyet vezetsz, és a készlet mellé kassza is kell, a kassza programról szóló cikkünk is hasznos lehet.

Gyakori kérdések: készletnyilvántartás

Mi az a készletnyilvántartás?

A készlet minden mozgásának (bevételezés, kiadás, átmozgatás, selejt) rögzítése, hogy mindig tudd, mi van raktáron, mennyi az értéke, és mit kell újrarendelni.

Elég az Excel készletnyilvántartásra?

Kevés termék, egy felhasználó és egy raktár esetén igen. Több felhasználónál, lejáratnál, több raktárnál és leltárnál a táblázat hibaforrássá válik.

Mi az a FEFO elv?

A „First Expired, First Out”: a legkorábban lejáró tétel fogy el először, így kevesebb áru megy veszendőbe.

Hogyan váltsak Excelről készletprogramra?

Tisztítsd meg a terméklistát, végezz pontos leltárt induló készletnek, egy ideig vezesd párhuzamosan a táblázatot és a programot, majd zárold a táblázatot.