ERP rendszer kisvállalkozásoknak: mikor kell, és miben más, mint a CRM?

Az ERP rendszer (Enterprise Resource Planning) olyan vállalatirányítási szoftver, amely a vállalkozás több területét, például a feladatokat, projekteket, ügyfeleket, pénzügyet és dokumentumokat egy helyen kezeli. Kisvállalkozásnál nem a hatalmas rendszer a cél, hanem az átláthatóság.

Miben más az ERP, mint a CRM?

A CRM az ügyfélkapcsolatokra és az értékesítésre fókuszál: ki az ügyfél, mit kért, hol tart az ajánlat. Az ERP szélesebb: ide tartoznak a belső folyamatok, a projektek, a feladatok, a pénzügyek és a dokumentumok is. Kisvállalkozásnál a kettő gyakran egy rendszerben él, a CRM az ERP része.

Milyen jelekből látod, hogy szükséged van rá?

• A feladatok több helyen élnek: e-mail, papír, chat, táblázat.
• Nem látod át, melyik projekt csúszik, és ki miért felel.
• A számlák és az ügyfelek külön táblázatban vannak, és nem derül ki, ki tartozik.
• Ugyanazt az adatot többször kell beírnod.
• Az új munkatárs betanítása azért nehéz, mert a szabályok csak fejben léteznek.
• Nincs egy hely, ahol a vezető reggel átlátja, mi a mai legfontosabb teendő.

Mit tartalmazzon egy kisvállalkozásra szabott ERP?

• Feladatok és naptár: határidők, felelősök, teendők.
• Projektek és ütemterv: státusz, készültség, csúszás.
• CRM: cégek, kapcsolattartók, ajánlatok, szerződések.
• Pénzügy: számlák, kiadások, lejárt tartozások.
• Dokumentumok és kommunikáció.
• Automatizációk: „ha–akkor” szabályok, például egy lejárt számlából automatikusan feladat készül.
• Szerepkörök: mindenki azt látja, amit kell, és a változások naplózva vannak.
• Tudásbázis: szabályzatok, árlista, folyamatleírások egy helyen.

Hogyan vezess be ERP-t fájdalommentesen?

1. Válaszd ki a legnagyobb fájdalompontot (például a szétszórt feladatok).
2. Kezdj azzal a modullal, ne mindennel egyszerre.
3. Töltsd fel a valós adataidat, és használd a csapattal egy hónapig.
4. Ha működik, bővítsd a következő területtel.

ERP vagy Excel: mi a különbség?

Az Excel rugalmas, de minden összefüggést neked kell fenntartanod: ha egy számla kifizetődik, kézzel kell átírnod a feladatot, a projektet és a kimutatást. Egy ERP-ben az adatok egymásra épülnek, és egy helyen változtatva mindenhol frissülnek. Cserébe kevésbé szabad, ezért érdemes olyan rendszert választani, ami a te folyamataidhoz illik.

Mit kérdezz egy szolgáltatótól?

• Kimenthető-e az adatom, ha később váltok?
• Hogyan működik a szerepkör-kezelés és a naplózás?
• Milyen támogatást kapok a bevezetéshez?
• Bérelhető vagy megvásárolható, és mi tartozik a díjba?
• Szabható-e a saját folyamataimra?

Gyakori félreértések az ERP-vel kapcsolatban

Sokan azt hiszik, hogy az ERP csak nagy cégeknek való, hosszú bevezetéssel és hatalmas költséggel. Kisvállalkozásra szabott rendszerek viszont gyorsan bevezethetők, és csak azokat a modulokat kell használni, amikre szükséged van. A másik tévhit, hogy az ERP mindent automatikusan megold. Valójában az segít, hogy rendezett adatokkal, közös szabályokkal dolgozzon a csapat.

Mit tud a DPX ERP?

A DPX ERP vállalatirányítási rendszer kereskedő, szolgáltató és gyártó cégeknek. Indításkor kiválasztod a tevékenységet, és a rendszer a hozzá illő modulokat kapcsolja be: értékesítés és CRM, beszerzés, készlet és raktár, pénzügy és kontrolling, HR, projektek, valamint gyártás és minőségirányítás. Szerepkör-alapú jogosultságot, jóváhagyási folyamatokat és a kimenő számlákhoz hivatalos számlázó-kapcsolatot (Számlázz.hu, Billingo) is tartalmaz. A hivatalos könyvelést a könyvelő végzi, az ERP Excel-exportot készít neki. Az élő demót egy kitalált cég adataival, bejelentkezés nélkül kipróbálhatod. A CRM választásához segítséget ad a CRM választásról szóló cikkünk.

Gyakori kérdések: ERP rendszer kisvállalkozásoknak