A kintlévőség azoknak a kiállított számláknak az összege, amelyeket az ügyfeleid még nem fizettek ki. A lejárt kintlévőség az a rész, amelynek a fizetési határideje már elmúlt.
Kisvállalkozásnál a késve fizető ügyfelek az egyik leggyakoribb pénzügyi gond. A jó hír az, hogy egy egyszerű, előre meghatározott folyamattal sokat lehet javítani.
1. Rögzítsd a fizetési határidőt minden számlán
A követés alapja, hogy minden számlához tartozzon határidő, és látszódjon, melyik nyitott, melyik lejárt, melyik fizetve. Ha ez nincs rendben, a többi lépésnek sincs értelme.
2. Nézd meg rendszeresen a nyitott és lejárt tételeket
Ne akkor derüljön ki egy lejárt számla, amikor pénzre lenne szükséged. Egy heti rutin (például minden hétfőn) elég ahhoz, hogy semmi ne csússzon el.
3. Határozz meg egy emlékeztető-folyamatot
Előre döntsd el, mikor mit teszel. Példa (a napok cégenként eltérhetnek): röviddel a határidő után udvarias e-mail emlékeztető, egy hét múlva telefon, tovább késedelem esetén hivatalos fizetési felszólítás. Az előre rögzített folyamat azért jó, mert nem kell minden esetben újra eldöntened, mit tegyél.
4. Kövesd, kik fizetnek rendszeresen késve
Ha ugyanaz az ügyfél újra és újra késik, az a következő megrendelésnél árnyalhatja a feltételeket: rövidebb határidő, előleg, vagy részletfizetés.
5. Előleg és részszámla nagyobb munkánál
Nagyobb, hosszabb munkánál az előleg és a részszámlák csökkentik a kockázatot, mert nem egyszerre kell a teljes összegre várnod.
Mit egyeztess a könyvelőddel?
A késedelmi kamattal, költségátalánnyal és a behajtás lépéseivel kapcsolatos jogszabályok részleteiről, valamint az esetleges követelés-leírásról mindenképp egyeztess a könyvelőddel vagy jogásszal. Itt csak az általános gyakorlatot írjuk le, nem jogi tanácsot.
Hogyan írj emlékeztető e-mailt?
Az első emlékeztető legyen udvarias, feltételezze, hogy az ügyfél csak elfelejtette. Egy jó minta: köszönés, a számla száma, összege és határideje, egy mondat arról, hogy talán elkerülte a figyelmét, és a fizetési adatok. Legyen benne kapcsolattartó, akit kérdésével kereshet. Csak a következő lépcsőtől legyen határozottabb a hangnem.
Hogyan előzd meg a késést?
- Rögzítsd a fizetési határidőt már a megrendelésnél vagy szerződésnél.
- Küldd el a számlát azonnal, ne hetekkel később.
- Legyen a számlán minden fizetési adat, hogy ne legyen ok a halogatásra.
- Nagyobb összegnél kérj előleget vagy részszámlát.
- Fontold meg a korai fizetésért adott kis kedvezményt.
Mit mutat a késések mintázata?
Ha ugyanaz az ügyfél minden alkalommal késik, az más, mint egy egyszeri csúszás. Az előbbinél érdemes a feltételeket módosítani, az utóbbinál elég egy emlékeztető. Ehhez látnod kell a történetet, nem csak az aktuális nyitott tételt.
Hogyan segít ebben egy ügyviteli rendszer?
Kézzel, táblázatban követni a nyitott számlákat, a határidőket és az emlékeztetőket sok munka, és könnyű kihagyni valamit. Egy ügyviteli rendszer egy helyen mutatja a nyitott és lejárt számlákat, figyeli a kintlévőségeket, és a fizetési emlékeztetőket is támogatja.
Az ügyviteli rendszerünk az árajánlattól a számláig teljes bizonylat-láncot kezel, tartalmaz raktárat, házipénztárat, kintlévőség-figyelést és NAV Online Számla adatszolgáltatást. Az élő demót egy kitalált cég adataival kipróbálhatod. Ha a teljes vállalati folyamatok érdekelnek, olvasd el az ERP rendszerekről szóló cikkünket is.
Gyakori kérdések: kintlévőség követése
Mi az a kintlévőség?
Az a pénz, amellyel az ügyfeleid tartoznak neked kiállított, de még ki nem fizetett számlák alapján.
Mikor szóljak rá az ügyfélre a lejárt számla miatt?
Célszerű már röviddel a fizetési határidő után egy udvarias emlékeztetőt küldeni, és a következő lépéseket (telefon, felszólítás) előre meghatározni.
Mit tud egy ügyviteli rendszer a kintlévőségek követésében?
Megmutatja a nyitott és lejárt számlákat, figyeli a határidőket, és fizetési emlékeztetőket támogat, így nem kézzel kell követned őket.
Jár késedelmi kamat vagy költségátalány?
A jogszabályok bizonyos esetekben lehetőséget adnak késedelmi kamat és költségátalány követelésére. A pontos feltételekről egyeztess a könyvelőddel vagy jogásszal.